Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Kokousten koordinaattori
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme kokousten koordinaattoria, joka vastaa yrityksen sisäisten ja ulkoisten kokousten suunnittelusta, järjestämisestä ja sujuvasta toteutuksesta. Tehtävässä menestyminen vaatii erinomaista organisointikykyä, tarkkuutta ja kykyä hallita useita tehtäviä samanaikaisesti. Kokousten koordinaattori toimii linkkinä eri osastojen välillä varmistaen, että kaikki tarvittavat resurssit ja tiedot ovat saatavilla ajoissa. Hän huolehtii kokousaikataulujen laatimisesta, osallistujien kutsumisesta, tilavarauksista sekä tarvittavien materiaalien valmistelusta. Lisäksi rooliin kuuluu kokousmuistioiden laatiminen ja jakaminen sekä seuranta sovittujen toimenpiteiden toteutumisesta. Työ edellyttää hyviä viestintätaitoja, joustavuutta ja kykyä toimia paineen alla. Kokousten koordinaattori on keskeinen osa organisaation sujuvaa toimintaa ja tehokasta viestintää.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Suunnitella ja aikatauluttaa yrityksen kokoukset
- Varmistaa kokoustilojen ja tarvittavien laitteiden saatavuus
- Kutsua osallistujat ja hallinnoida osallistujalistat
- Valmistella kokousmateriaalit ja jakaa ne osallistujille
- Kirjata kokousmuistiot ja jakaa ne asianomaisille
- Seurata sovittujen toimenpiteiden etenemistä
- Ylläpitää kokousdokumentaatiota ja arkistoa
- Koordinoida etäkokouksia ja teknisiä ratkaisuja
- Ratkaista kokouksiin liittyviä ongelmatilanteita
- Tehdä yhteistyötä eri osastojen kanssa kokousten sujuvuuden varmistamiseksi
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokousten tai tapahtumien koordinointikokemus
- Erinomaiset organisointitaidot
- Hyvät viestintä- ja neuvottelutaidot
- Kyky käyttää kokous- ja viestintäohjelmistoja
- Tarkkuus ja huolellisuus työssä
- Joustavuus ja ongelmanratkaisukyky
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Hyvä stressinsietokyky kiiretilanteissa
- Sujuva suomen kielen taito
- Perustason englannin kielen taito
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on kokousten järjestämisestä?
- Miten varmistat, että kokoukset sujuvat aikataulussa?
- Kuvaile tilannetta, jossa jouduit ratkaisemaan kokoukseen liittyvän ongelman.
- Miten hallitset useita samanaikaisia kokouksia?
- Mitä työkaluja käytät kokousten koordinointiin?
- Kuinka varmistat, että kaikki osallistujat saavat tarvittavat tiedot ajoissa?
- Miten toimit, jos kokoustila ei olekaan käytettävissä sovittuna aikana?
- Miten dokumentoit ja seuraat kokousten päätöksiä?
- Miten varmistat etäosallistujien sujuvan osallistumisen kokoukseen?
- Miten kehittäisit kokousprosessia organisaatiossamme?
